IT Content Management advies & tips
IT Content Management wordt steeds belangrijker omdat IT-landschappen snel veranderen, met name in grote organisaties.
Wat is IT Content Management?
De ruggengraat van digitale kennis.
Met IT Content Management zorg je ervoor dat digitale kennis slim georganiseerd is, goed gecommuniceerd wordt en (on-demand) toegankelijk is voor wie het nodig heeft.
Consistentie is hierin van cruciaal belang; voor zowel de vindbaarheid en betrouwbaarheid, als om medewerkers in je organisatie mee te krijgen met veranderingen en hen een optimale werkstroom te bieden. Dat gaat gepaard met transparantie en het op de hoogte te stellen van incidenten, lopende problemen en (tijdelijke of nieuwe) oplossingen op IT-gebied.
Goed uitgevoerd IT Content Management bevordert de productiviteit van medewerkers en stelt hen tevreden.
IT Content Management met behulp van de IT Communication Assistant portal
Bookmark deze communicatie cheat sheet voor IT-teams en deel hem met je IT-collega’s.
Laat snel effectieve IT-content creëren door de IT-professionals binnen je organisatie
Content verzamelen bij IT-teams (en het schrijven ervan) kan een tijdrovend proces zijn. Zou het niet handig zijn als we IT’ers hier duidelijke, geautomatiseerde formats met richtlijnen voor laten doorlopen?
IT Communication Assistant is een online portal waarmee je IT’ers kunt vragen om snel effectieve en consistente IT-content op te stellen.
Van formats met richtlijnen voor vrijwel alle mogelijke IT-situaties (waar een kant-en-klaar bericht uit voortvloeit), tot formats en tools voor eenvoudige nieuwsbrieven, de uitleg van technische begrippen, handleidingen voor tijdelijke probleemoplossingen (workarounds) en FAQ’s.
Deze portal is Engelstalig en daarmee geschikt voor internationale IT-afdelingen.
Tips
Richt een IT-communicatie dashboard en kenniscentrum in voor effectief IT Content Management
Voor medewerkers (eindgebruikers) is het belangrijk dat er een centrale plaats is waar men terecht kan voor mededelingen/nieuws en kennisitems op het gebied van IT.
Idealiter beschikt je organisatie over een omgeving met de volgende onderdelen:
1. Disruptions & temporary fixes
Verzamel hier alle lopende incidenten, problemen, verstoringen etc. Geef duidelijk aan of er een tijdelijke oplossing beschikbaar is (en verwijs hiernaar, indien beschikbaar). Geef regelmatig updates op de status van de problemen (ook als er geen verbetering te melden is).
2. Upcoming events & changes
Verzamel hier alle aankomende gebeurtenissen en veranderingen op IT-gebied, relevant voor eindgebruikers. Denk aan gepland onderhoud, trainingssessies, klanttevredenheidsonderzoeken, grote (software)updates, uitgave van nieuwe software of uitfasering van bepaalde software.
3. Projects
Verzamel en introduceer hier alle projecten die op de achtergrond spelen om het IT-landschap van de organisatie te verbeteren. Geef wekelijks of tweewekelijks een update op de status van ieder project.
4. News & announcements
Plaats hier de overige nieuwsberichten en aankondigingen op IT-gebied. Van milestones tot event recaps en belangrijk extern IT-nieuws, relevant voor eindgebruikers.
Houd de dashboards kort en overzichtelijk. Zorg altijd dat er doorgeklikt kan worden naar een pagina of bericht met uitgebreidere informatie. Een dergelijke omgeving met deze dashboards kan bijvoorbeeld worden ingericht via SharePoint.
Kenniscentrum of serviceportaal
Dit is de plek waar medewerkers (eindgebruikers) terecht kunnen voor structurele IT-content, zoals handleidingen, en het indienen van supportverzoeken.
Vaak wordt deze omgeving gehost in samenwerking met een gespecialiseerde leverancier, zoals TOPdesk.
IT-content ophalen (op laten stellen door IT’ers)
Vraag IT’ers om effectieve IT-content op te stellen via de IT Communication Assistant portal.
