Get an IT Communication Assistant workspace ➞

Voorzie IT’ers van een eigen workspace

Voor het opstellen van IT-communicatie

IT Communication Assistant

IT Communication Assistant

Web app (Engelstalig)

Workspaces voor het plannen en creëren van IT-communicatie (universele standaard).

Je wordt doorverwezen naar Howtocommunicate.tech

In 5 minuten heb je IT Communication Assistant op je IT-afdeling geïmplementeerd. Het is geen zware tool, maar een web app die direct toegankelijk is. Doorloop de volgende 3 stappen:

1

Neem een licentie af met voldoende capaciteit

De capaciteit – het benodigde aantal accounts/werkruimtes – bepaal je door de teams en rollen op je IT-afdeling na te gaan. Vervolgens kijk je binnen die teams en rollen naar het aantal collega’s dat in staat moet zijn om professionele IT-updates op te stellen.

Rollen die baat hebben bij een account/werkruimte zijn:

  • Technisch specialisten, Systeembeheerders, Netwerkbeheerders
  • Softwareontwikkelaars, Applicatiebeheerders
  • Helpdeskmedewerkers, Technische supportmedewerkers
  • Communicatiemedewerkers
  • Service managers, Functioneel beheerders
  • Procesmanagers
  • Incident, Problem en Change coördinators
  • Projectmanagers, Product owners
  • IT-verantwoordelijken
  • Crisis en Escalatie managers
  • Security specialisten, Cloud specialisten
  • Support officers, etc.

Kies licentie ➞

Het upgraden of downgraden van de licentie – capaciteit (accounts/werkruimtes) – is ten alle tijden mogelijk via het corporate account.

2

Wijs een of meerdere ‘aanvoerders’ aan die accounts/werkruimtes aandragen

Aanvoerder(s) fungeren als spin in het web voor verschillende IT-teams en rollen.

De beheerder van het corporate account deelt met deze persoon of personen de interne inschrijflink om accounts/werkruimtes aan te maken. Vervolgens kunnen aanvoerders deze link weer delen met de betreffende IT-teams en rollen.

Mogelijke aanvoerders zijn:

  • IT-leads, -managers of -verantwoordelijken
  • Help-/servicedesk leads of supervisors
  • Communicatie- of helpdeskmedewerkers
  • Service managers, project- of procesmanagers
  • Functioneel beheerders

In stap 3 lees je waar de interne inschrijflink te vinden is, die gedeeld kan worden om een account/werkruimte aan te maken.

Handmatig toewijzen:
Om de integratie te bevorderen, kan het handig zijn om IT’ers alvast (handmatig) een account toe te wijzen vanuit het corporate account (i.p.v. dat ze zichzelf moeten inschrijven via een link).

Handmatig accounts toewijzen – en verwijderen (capaciteit vrijmaken) – kan op dezelfde pagina als waar de inschrijflink te vinden is (zie stap 3).

Tip! Behandel deze tekst om het gebruik van de web app aan te moedigen

Gebruik de web app IT Communication Assistant om consistente IT-updates te genereren

Beste collega,

Binnen onze organisatie hanteren we een nieuwe standaard voor het opstellen van IT-updates. Ook kun je hierin je communicatie plannen.

Vanaf nu wordt er binnen de organisatie van je verwacht dat je IT Communication Assistant gebruikt voor het opstellen van IT-updates. De web app heeft voor iedere IT-situatie een format beschikbaar. Op deze manier hanteren we als IT-afdeling een snelle, uniforme, consistente benadering van berichtgeving. Bovendien weten we zo zeker dat we niets vergeten, dat alle relevante informatie duidelijk wordt overgebracht.

Goede communicatie levert meer rust op (minder vragen en misverstanden) en een hogere productiviteit in de organisatie. Bovendien kunnen openstaande supportverzoeken beter behandeld worden, waardoor de klanttevredenheid omhoog gaat.

In de web app IT Communication Assistant word je begeleid via gerichte vragen en aanbevelingen van een IT-communicatie-expert. De templates en tools zijn ontstaan vanuit praktijkervaringen en uitdagingen binnen IT-teams. Gegenereerde IT-updates (berichten of documenten) kunnen rechtstreeks in/naar ticketingsystemen of andere interne communicatieplatformen worden geplakt/geüpload.

IT-updates dienen te worden opgesteld in het Engels.

Voor vragen kun je contact opnemen met […]

Met vriendelijke groet,

[Naam]
[Functie]

3

Deel de interne inschrijflink

Deze is beschikbaar in het corporate account (van degene die de licentie afneemt) en vind je zo:

1. Ga naar het ‘Subscriptions’-tabblad in het corporate account.

Inloggen op https://assistant.howtocommunicate.tech/ → ‘Account‘.

2. Klik op het kleine symbool met 3 verticale puntjes rechts van de licentie. Klik vervolgens op ‘Sub Accounts’.

3. Scroll op de doelpagina naar onderen. Daar vind je de ‘Signup URL’. Deze kun je kopiëren en delen. Via deze link kunnen IT’ers zelf een account/werkruimte aanmaken.

Op deze pagina kan de beheerder van het corporate account ook accounts/werkruimtes verwijderen om capaciteit vrij te maken, of handmatig accounts/werkruimtes toekennen.

Met een account/werkruimte en IT-communicatie.nl zijn IT’ers ready-to-go om professionele updates te verzorgen.